اوت‌لوک شامل یک ویژگی Quick Steps است که به شما اجازه می‌دهد تا اقدامات متعددی را برای یک پیام، تنها با یک کلیک اعمال کنید. اوت‌لوک شامل چندین Quick Steps پیش‌فرض است. همچنین شما می‌توانید تنظیمات پیش‌فرض خود را ایجاد کنید.(و اگر به آن‌ها نیازی ندارید، می‌توانید آن‌ها را حذف کنید.) اگر شما به طور منظم یک مجموعه‌ از اقدامات را انجام می‌دهید، با ایجاد یک Quick Steps و اختصاص دادن یک Hotkey به آن، می‌توانید زمان زیادی را صرفه‌جویی کنید.

Quick Steps پیش‌فرض

شما می‌توانید Quick Steps را در تب “Home” اوت‌لوک پیدا کنید. هنگامی که برای اولین بار آن را شروع می‌کنید، Quick Steps پیش‌فرض را در آنجا خواهید دید. شما می‌توانید روی هر کدام از آن‌ها کلیک کنید تا اقدامات گنجانده شده را به پیام انتخابی اعمال کنید.

Quick Stepsهای پیش‌فرض عبارتند از:

  • Move to: یک پنجره برای شما باز می‌کند تا پوشه‌ای را انتخاب کنید که می‌خواهید پیام به آن منتقل شود.
  • To Manager: یک کپی از پیام انتخاب‌شده فعلی را با آدرس مدیر خود در آن ایجاد می‌کند.
  • Team Email: یک پیام خالی خطاب به اعضای تیم شما ایجاد می‌کند. (اگر ایمیل شما توسط کارفرما مدیریت می‌شود بسته به این که چگونه مدیران Exchange شما صندوق پستی خود پیکربندی کرده‌اند، اوت‌لوک ممکن است از قبل بداند که مدیر و اعضای تیم شما چه کسانی هستند. اگر نه، شما باید این موارد را در اولین زمانی که از این Quick Steps استفاده می‌کنید، پر کنید.)
  • Done: پیام را به صورت خوانده‌شده و کامل علامت‌گذاری می‌کند و سپس آن را به یک پوشه‌ی مشخص ارسال می‌کند. برای اولین بار که از این استفاده می‌کنید، باید پوشه را مشخص کنید، اما از آن زمان به بعد، اوت‌لوک انتخاب شما را به یاد خواهد داشت و هر بار که از مرحله سریع استفاده می‌کنید آن‌ها را به پوشه‌انتخاب شده ارسال خواهد کرد.
  • Replay & Delete: یک پاسخ به پیام انتخاب‌شده فعلی باز می‌کند و سپس پیام انتخاب‌شده فعلی را بعد از ارسال پاسخ پاک می‌کند.

اوت‌لوک تنها Quick Stepsهایی را نشان می‌دهد که در دسترس هستند. اگر یک پیام انتخاب نکرده‌اید، برای مثال تنها گزینه‌ی “Quick Steps “Team Email نشان‌داده شده‌است زیرا دیگر پیش‌فرض‌ها در یک پیام موجود کار می‌کند.

نحوه ساختن یک Quick Steps

برای اضافه کردن یک Quick Steps جدید، روی گزینه “Create New” در کادر “Quick Step” کلیک کنید.

این یک پنجره جدید ایجاد می‌کند که در آن شما می‌توانید Quick Steps خود را انتخاب کرده و کارهایی را که می‌خواهید انجام دهد را انتخاب کنید.

هنگامی که روی منوی کشویی “Choose an Action” کلیک می‌کنید، لیستی از اقدامات ممکن را مشاهده خواهید کرد، که هر کدام ممکن است گزینه‌های بیشتری برای انتخاب شما ارائه دهند.

ما می‌خواهیم دو عمل را اضافه کنیم: یکی برای انتقال پیام به یک پوشه و یکی دیگر برای علامت‌گذاری پیام به عنوان خوانده‌ شده.

“Move to folder” را انتخاب کرده و پوشه‌ای را انتخاب کنید که می‌خواهید پیام‌ها به آن منتقل شوند.

سپس برای اضافه کردن عمل دوم، بر روی “Add Action” کلیک کنید.

“Mark as read” را از منوی کشویی انتخاب کنید.

به‌صورت اختیاری، شما می‌توانید یکی از کلیدهای میان‌بر ساخت را انتخاب کرده و متن دلخواهی را به آن اضافه کنید تا هنگامی که اشاره‌گر بر روی Quick Step قرار می‌گیرد، نمایش داده شود (توضیح مختصری که به شما یادآوری می‌کند که Quick Step انجام می‌شود).

روی “Finish” کلیک کنید، Quick Step جدید شما در جعبه Quick Step در اوت‌‌لوک ظاهر خواهد شد. اگر بر روی Quick Step باشید، کلید میان‌بر را که انتخاب کرده‌اید و هر متن راهنمای آنی که وارد کرده‌اید را مشاهده خواهید کرد.

حالا تنها کاری که باید انجام دهید این است که پیام‌های خود را انتخاب کرده و بر روی Quick Step جدید کلیک کرده (یا به کلید combo میان‌بر بزنید) تا اقدامات خود را اعمال کنید.

نحوه ویرایش یا حذف Quick Step

اگر می‌خواهید یک گام سریع را ویرایش یا حذف کنید، در سمت راست پایین جعبه Quick Step بر روی روبان روی فلش کوچک کلیک کنید.

این کار پنجره‌ی “Manage Quick Steps” را باز می‌کند.

در اینجا شما گزینه‌ی edit برای ویرایش، duplicate(که یک کپی دقیق از Quick Step انتخاب شده اما با تغییر جزئی را ایجاد می کند که اگر شما یک نمونه مشابه را می خواهید) یا گزینه‌ی delete برای حذف Quick Step را در اختیار دارید.

همچنین شما می‌توانید ترتیبی دهید هنگامی که Quick Stepهای شما که بر روی روبان ظاهر می‌شوند را تغییر دهید و یا یک Quick Step جدید ایجاد کنید.

در نهایت گزینه‌ی “Reset to Defaults” وجود دارد.

انتخاب گزینه‌ی “Reset to Defaults” هر Quick Steps ایجاد شده‌ی شما را حذف می کند و هر Quick Steps پیش فرض را که حذف کرده‌اید ممکن است دوباره بازیابی کنید. همچنین هر گونه تغییر ایجاد شده در Quick Steps پیش‌فرض را حذف می‌کند. چون شما نمی‌توانید این عمل را برگردانید، یک هشدار به شما داده خواهد شد. برای راه‌اندازی مجدد بر روی “Yes” کلیک کنید.

همچنین می‌توانید از پنجره “Manage Quick Steps” برای اقدامات Quick Steps فردی با کلیک راست بر روی یک Quick Steps در نوار عبور کنید. این باعث ایجاد یک منوی متنی می‌شود که می‌توانید آن را ویرایش، کپی یا حذف کنید.

و این Quick Steps است. ما تمام اقدامات احتمالی که شما می‌توانید به یک Quick Steps اضافه کنید را انجام نداده‌ایم. زیرا تعداد زیادی از آن‌ها وجود دارد و این رابط کاربری بسیار بصری می‌تواند باشد پس از اینکه بدانید که چگونه کار می‌کند. اگر می‌خواهید اوت‌لوک خود را کارآمدتر و سریع‌تر کنید، Quick Steps برای شروع این کار یک مکان عالی می‌باشد.

منبع :

HOWTOGEEK

110 پست
شاهین باشوکی
مطالب مرتبط
در مای نوکیا بخوانید
دیدگاه کاربران
هنوز دیدگاهی ثبت نشده
برای نوشتن دیدگاه می توانید به حساب کاربری خود وارد شوید ورود ارسال نظر به صورت مهمان
برچسب ها: , , , , ,