اگر از ابزار پاکسازی صندوق پستی استفاده کرده‌اید، پس حتما دکمه AutoArchive را مشاهده کرده‌اید، اما ممکن است در مورد با نحوه کار و آنچه انجام خواهد داد کاملا آشنا نباشید. در این آموزش ما شما را با قابلیت‌های AutoArchive و نحوه‌ استفاده از آن، آشنا خواهیم کرد.

کلیک روی دکمه AutoArchive باعث می‌شود که یک فرآیند در همه پوشه‌های Outlook نوسان کند و هر گونه قانونی که تنظیم کرده‌اید را اعمال کند (نگران نباشید، قانون پیش‌فرض AutoArchive هیچ کاری انجام نمی‌دهد، بنابراین نمی‌توانید با کلیک روی این دکمه آسیب وارد کنید). اما اگر می‌خواهید آیتم‌های قدیمی خود را به یک آرشیو در جایی جدا از سر راه خود انتقال دهید، AutoArchive روشی است که شما می‌توانید این فرآیند را به‌طور خودکار انجام دهید. پس برای یادگیری راه‌اندازی و اجرای آن با ما همراه باشید.

نحوه فعال کردن AutoArchive

اول شما باید AutoArchive را روشن و تنظیمات آن را انتخاب کنید. به مسیر File > Options > Advanced بروید و بر روی دکمه “AutoArchive Settings” کلیک کنید.

تا زمانی که گزینه “Run AutoArchive every” خاموش باشد(که به طور پیش فرض انتخاب شده است) هرگز آرشیو خودکار اجرا نخواهد شد.

اگر گزینه‌ی “Run AutoArchive every” را انتخاب کنید، تمامی گزینه‌ها در دسترس قرار می‌گیرند.

برخلاف Folder Cleanup، که یک پنجره از تنظیمات را در File Options دارد و سپس به شما اجازه می‌دهد تا این تنظیمات را در هر پوشه‌ای که می‌خواهید به عنوان یک کار دستی انتخاب کنید. تنظیمات AutoArchive نشان‌داده‌شده در اینجا، تنظیمات پیش‌فرض هستند. در هر پوشه‌ای که AutoArchive فعال شده است می‌توان از این تنظیمات پیش‌فرض استفاده کرد یا اگر بخواهید می‌توانید از تنظیمات متفاوت برای پوشه‌های مختلف استفاده کنید. بعدا ما به چگونگی انجام این کار خواهیم پرداخت، فعلا به تنظیمات پیش‌فرض آن می‌پردازیم.

نحوه تنظیم AutoArchive

اولین چیزی که باید به آن توجه کنید این است، زمانی که AutoArchive روشن باشد، هر 14 روز اجرا خواهد شد. شما می‌توانید تعداد روزها را با استفاده از فلش‌های بالا و پایین و یا با تایپ یک عدد (انتخاب یک مقدار بین 1 تا 60 روز) تغییر دهید. شما می‌توانید هر عدد دو رقمی را تایپ کنید، اما اگر بیش از 60 باشد Outlook یک پیغام خطا را هنگام کلیک بر روی “OK” نمایش خواهد داد که باید قبل از ذخیره مقدار آن را تغییر دهید.

گزینه بعدی – “Prompt before AutoArchive runs” – به شما این امکان را می‌دهد که Outlook، قبل از اینکه AutoArchive اتفاق بیفتد آن را به شما نشان دهد. این کار به شما اجازه می‌دهد تا تنظیمات را بررسی کرده و یا اگر می‌خواهید این کار را لغو کنید.

بقیه تنظیمات مربوط به بایگانی خواهد بود و چیزهایی که در طول فرآیند آرشیو رخ می‌دهد. گزینه اول در اینجا – “Delete expired items(فقط پوشه ایمیل)” – به ایمیل‌هایی مرتبط می‌شود که به دلیل تاریخ انقضا به آن‌ها اضافه شده‌اند. این کار بر روی وظایف و یا رویدادها تاثیر نمی‌گذارد، حتی اگر AutoArchive برای آن پوشه‌ها را روشن کنید.

بقیه تنظیمات به تمام موارد اعمال می‌شود، نه فقط ایمیل. این به معنی وقایع تقویم، وظایف، یادداشت‌ها و نوشته‌های مجله است. با فرض اینکه ترک “Archive or delete old items” را فعال کنید، تنظیمات پیش‌فرض برای Outlook جهت حرکت آیتم‌های مسن‌تر از ۶ ماه به یک جایگاه جدید و جداگانه است. فایل pst به نام آرشیو (by default)، این را در قاب هدایت Outlook قرار دهید تا شما هر زمانی که می‌خواهید بتوانید به آیتم‌های آرشیو شده دسترسی داشته باشید. شما می‌توانید آیتم‌ “Clean out items older than” را از 1 روز به 60 ماه تغییر دهید و آن را متفاوت انتخاب کنید. فایل pst برای بایگانی کردن آیتم‌ها در آن یا انتخاب برای “Permanently delete old items” می‌باشد.

اخطار می‌دهد که این مورد حذف پوشه مورد نظر را دور می‌زند و و موارد شما از Outlook به طور کامل حذف خواهد شد. با توجه به تنظیمات شما، ممکن است همچنان قادر به دسترسی به آن در سرور ایمیل خود باشید، اما نباید به این اعتماد کنید. فقط اگر می‌خواهید این موارد را برای همیشه حذف کنید، این گزینه را انتخاب کنید.

هنگامی که بر روی “OK” کلیک کنید، AutoArchive روشن خواهد شد. این کار در راستای “Run AutoArchive every” اجرا خواهد شد (هر 14 روز به طور پیش فرض)، امروز آن را شروع خواهید کرد. بنابراین هنگامی که شما آن را روشن می‌کنید، باید انتظار داشته باشید که آن به سرعت اجرا شود. در آزمایشات ما کمتر از 10 دقیقه طول کشید تا آن روشن شود و اعلان استفاده از AutoArchive را دریافت کنیم. AutoArchive تنها به طور پیش فرض بر روی چند پوشه اجرا می شود، بنابراین اگر می‌خواهید آن را روی پوشه‌های به‌خصوص اجرا کنید – یا می‌خواهید سفارشی سازی کنید که چگونه بر روی پوشه‌های مختلف اجرا شود – به مطالعه ادامه دهید.

نحوه روشن کردن و سفارشی‌سازی AutoArchive برای پوشه‌های مختلف

زمانی که AutoArchive را روشن می‌کنید، فقط به طور پیش‌فرض در برابر پوشه‌های زیر اجرا می‌شود:

  • Sent Items
  • Deleted Items
  • Calender
  • Tasks

اگر می‌خواهید در هر پوشه دیگر اجرا شود، باید آن را برای هر پوشه انتخاب کنید (یا اگر نمی‌خواهید آن را روی هر کدام از این چهار پوشه اجرا شود، آن را خاموش کنید). برای انجام این کار در قسمت Navigation روی پوشه کلیک راست کنید و روی “Properties” کلیک کنید.

همچنین شما می‌توانید با انتخاب Folder > Folder Properties در قسمت نوار به ویژگی‌های پوشه دسترسی داشته باشید. (برای پوشه‌هایی مانند تقویم و وظایف که در قسمت Navigation نشان داده نمی‌شوند، این تنها راه دسترسی به ویژگی‌های پوشه است.) همچنین گزینه‌ای برای رفتن مستقیم به تنظیمات AutoArchive وجود دارد، تا هنگامی که در داخل Folder Properties قرار دارید، یک مرحله را ذخیره کند.

در پنجره Folder Properties، روی تب AutoArchive کلیک کنید تا به تنظیمات آن پوشه دسترسی داشته باشید.

برای بسیاری از پوشه‌ها تنظیمات “Do not archive items in this folder” به صورت پیش‌فرض اجرا خواهد شد. این به آن معنی است که وقتی فرآیند AutoArchive اجرا می‌شود، پوشه نادیده گرفته می‌شد و هیچ موردی در آن آرشیو نخواهد شد. اگر می‌خواهید پوشه را شامل شود، گزینه را به”Archive items in this folder using the default settings” تغییر دهید.

همچنین اگر می خواهید تنظیمات AutoArchive برای این پوشه با پیش‌فرض متفاوت باشد، “Archive this folder using these settings” انتخاب کنید و تنظیمات را با اولویت خود اصلاح کنید.

اگر در هر نقطه‌ای می‌خواهید همه پوشه‌ها را به استفاده از تنظیمات پیش‌فرض برگردانید، می‌توانید به مسیر File > Options > Advanced > AutoArchive Settings برگردید و روی دکمه “Apply these settings to all folders now” کلیک کنید. این کار همه پوشه‌هایی را که در آن‌ها “Archive this folder using these settings” تغییر داده‌ شده را تغییر خواهد داد تا “Archive items in this folder using the default settings” به جای آن تغییر کند.

زمانی که تنظیمات پیش‌فرض AutoArchive را دریافت کردید و و تنظیمات هر پوشه را آن‌طور که می‌خواهید تنظیم کردید. شما می‌توانید این فرآیند را رها کنید تا به آرامی در پس‌زمینه کار کند، فضا را آزاد کنید و پوشه‌های خود را از بالا گرفتن بیش از حد نگه‌دارید.

110 پست
شاهین باشوکی
مطالب مرتبط
در مای نوکیا بخوانید
دیدگاه کاربران
هنوز دیدگاهی ثبت نشده
برای نوشتن دیدگاه می توانید به حساب کاربری خود وارد شوید ورود ارسال نظر به صورت مهمان
برچسب ها: , , , , ,